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Hinweise zur Datenverarbeitung im Falle einer notariellen Beauftragung

 

I. Vorbemerkung
Wir, die Notare Hans Bubenzer, Volker Küpperbusch und Philipp Küster, Marktstraße 7, 33602 Bielefeld, nehmen die Belange des Datenschutzes ernst und möchten sicherstellen, dass Ihre Privatsphäre bei der Inanspruchnahme unserer Dienste geschützt wird. Wir haben daher diese Hinweise zur Datenverarbeitung erstellt, in denen wir Ihnen unseren Umgang mit Ihren Daten erläutern.

Zur Struktur der Hinweise :
Unter II. finden Sie allgemeine Hinweise zum Umfang der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, zur Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung, zur Weitergabe von Daten an Dritte, zur Speicherdauer sowie Löschung und insbesondere zu Ihren Rechten als betroffene Person.

Unter III. halten wir Angaben zu den verantwortlichen Notaren sowie die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten vor.

Unter IV. stellen wir dar, welche personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer notariellen Anfrage erhoben werden.

 

II. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Begriffsbestimmungen
„Personenbezogene Daten“ sind alle Daten, die Angaben über persönliche und sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person enthalten. Dazu zählen beispielsweise der Name, die E-Mail-Adresse, die Wohnadresse, das Geschlecht, das Geburtsdatum, die Telefonnummer oder auch das Alter. Eine Legaldefinition ist in Art. 4 Nr. 1 der Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden DS-GVO) zu finden.

„Verarbeitung“ personenbezogener Daten umfasst u.a. deren Erhebung, Erfassung, Organisation, Ordnung, Speicherung, Anpassung oder Veränderung, Auslesen, Abfragen, Verwendung, Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, Abgleich oder Verknüpfung, Einschränkung, Löschung oder Vernichtung. Eine Legaldefinition ist in Art. 4 Nr. 2 DS-GVO zu finden.

2. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur mit Ihrer Einwilligung oder wenn eine Rechtsvorschrift dies erlaubt.

3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO als Rechtsgrundlage.

Soweit die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO als Rechtsgrundlage.

Besonders sensible Daten verarbeiten wir zudem auf der Grundlage von Art. 9 Abs. 2 f und g DSGVO, weil sie ansonsten die von Ihnen gewollten Rechtspositionen auf der Grundlage insbesondere der zu errichtenden notariellen Urkunde nicht erfolgreich geltend machen oder Angriffe diese Rechtspositionen nicht erfolgreich abwehren könnten. Die vorsorgende notarielle Tätigkeit erfolgt insofern auch aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses.

4. Weitergabe von Daten an Dritte
Im Rahmen unserer notariellen Amtstätigkeit sind wir gesetzlich verpflichtet oder werden von Ihnen beauftragt, Ihre Daten teilweise an Dritte weiterzugeben. Dies sind insbesondere Registergerichte (Grundbuchamt, Handelsregister, Vereinsregister), das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, Finanzbehörden, die Notarkammer, der wir angehören im Rahmen der von ihr ausgeübten Standesaufsicht gem. § 74 BNotO und unsere Dienstaufsichtsbehörden i.S.v. § 92 BNotO im Rahmen der von ihnen ausgeübten Aufsicht. Eine Weitergabe erfolgt außerdem auch an kommunale Behörden, Landesbehörden sowie Finanzämter, wenn dies zur Durchführung eines von Ihnen gewollten Amtsgeschäfts erforderlich ist. Des Weiteren geben wir Ihre Daten im notwendigen Umfang an die anderen Verfahrensbeteiligten bzw. deren anwaltlichen Vertreter, an andere beteiligte Notarinnen und Notare und an Dritte weiter, die an den von Ihnen gewollten Rechtserfolg mitwirken müssen. Dies sind z.B. Verwalter einer Gemeinschaft von Wohnungseigentümern. Stets wahren wir unsere Pflicht zur Verschwiegenheit. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den dargelegten Zwecken findet nicht statt.

Die Information über die Verarbeitung Ihrer Daten bei den genannten Behörden und Stellen entnehmen Sie bitte deren Datenschutzerklärungen.

Eine Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet regelmäßig nicht statt, es sei denn, ein Verfahrensbeteiligter will oder muss eine von uns gefertigte Urkunde im Drittland gebrauchen und wünscht eine Übermittlung daher ausdrücklich.

5. Datenlöschung und Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten, die wir benötigen, um unsere Pflicht zur Neutralität während der Bearbeitung Ihres Auftrags und danach zu wahren, werden nach Ablauf der Speicherfristen gelöscht, Papierunterlagen werden vernichtet, sofern wir nicht nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

6. Rechte der betroffenen Person
a. Überblick
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, sind Sie Betroffener i.S.d. DS-GVO.
Sie haben dem verantwortlichen Notar gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden per-sonenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO),
  • Recht auf Berichtigung oder Löschung (Art. 16, Art. 17 DS-GVO),
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO),
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO, Einzelheiten siehe unter II. 6. b. dieser Hinweise),
  • Recht auf Widerruf der Einwilligung in Datenverarbeitung (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO, Einzelheiten siehe unter II. 6.b. dieser Hinweise),
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO).

Sie haben zudem das Recht, sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden (Art. 77 DS-GVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 200444
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.

b. Widerspruch oder Widerruf gegen die Verarbeitung Ihrer Daten
Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn uns gegenüber ausgesprochen haben.


Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten darauf stützen, dass die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die uns übertragen wurde, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Bei Ausübung eines solchen Widerspruches bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollen. Im Falle eines begründeten Widerspruches prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen die zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen bzw. darstellen, dass die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Über Ihren Widerspruch können Sie uns unter den nachfolgend angegebenen Kontaktdaten informieren:

 

III. Name und Anschrift der Verantwortlichen
Die Verantwortlichen im Sinne der DS-GVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen sind die Notare:

Hans Bubenzer
Volker Küpperbusch
Philipp Küster
oder deren bestellte(r) Vertreterin/Vertreter
Marktstraße 7
33602 Bielefeld

Telefon: 0521 96657-0
Fax: 0521 96657-66
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Jeder der vorgenannten Notare ist für seine Amtstätigkeit alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Den Datenschutzbeauftragten der Notare Michael Niebuhr erreichen Sie unter Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.

 

IV. Erhebung personenbezogener Daten bei Ihrer notariellen Anfrage

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Wenn Sie uns einen notariellen Auftrag erteilen, erheben wir ggf. folgende Informationen:

  • Nachname und Vorname
  • Geburtsdatum
  • Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
  • Telefonnummer
  • Telefax
  • E-Mail-Adresse
  • Bankdaten (Bank, IBAN, BIC)
  • Informationen, die der Notar oder der jeweilige Vertreter jeweils zur Erfüllung des gesetzlich geregelten notariellen Auftrags benötigt; dazu können auch sensible Daten i.S.v. Art. 9 der DSGVO gehören, z.B. Gesundheitsdaten
  • Wie Sie uns gefunden haben.
  • Einen Teil der voranstehend dargestellten Daten erheben wir über unseren Mandantenfragebogen. In diesem haben wir die freiwilligen Angaben mit einem * gekennzeichnet.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der nicht als freiwillig gekennzeichneten personenbezogenen Daten ist sowohl Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO als auch Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der als freiwillig gekennzeichneten personenbezogenen Daten auf Basis Ihrer Einwilligung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Erhebung dieser Daten erfolgt, um

  • Sie als Klienten identifizieren zu können.
  • mit Ihnen kommunizieren und korrespondieren zu können.
  • Ihren Auftrag im Rahmen unserer beruflichen und verfahrensrechtlichen Verpflichtungen, insbesondere nach der BNotO und nach dem Beurkundungsgesetz angemessen erfüllen zu können. 
  • unsere gesetzlichen Mitteilungs- und Meldepflichten erfüllen zu können.
  • Sie angemessen vor Gerichten und Behörden vertreten zu können.
  • um mit Ihnen abrechnen zu können.
  • von Ihnen eventuell geltend gemachte Ansprüche bearbeiten zu können.

4. Dauer der Speicherung
Ihre personenbezogenen Daten speichern wir während der gesamten Dauer unserer jeweiligen notariellen Amtstätigkeit. Hierzu sind wir gemäß § 28 BNotO i.V.m. § 15 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare in NRW verpflichtet.

Nach § 5 Abs. 4 der Dienstordnung für Notare gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

  1. Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre.
  2. Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch an der Kontenliste, Generalakten: 30 Jahre
  3. Nebenakten: 7 Jahre, wobei der Notar spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen kann (z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr); die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften, getroffen werden.
  4. Erhaltung von Beweismitteln: Aufbewahrung im Rahmen der gesetzl. Verjährungsvorschriften.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeiten
Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO verarbeiten, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann per E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! oder eine Nachricht an die unter III. angegebenen Kontaktdaten erklärt werden. Insoweit werden wir Ihre Daten dann nicht weiter verarbeiten.

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit e DS-GVO stützen, können Sie dieser jederzeit widersprechen. Über Ihren Widerspruch können Sie uns unter den unter III. dieser Datenschutzhinweise angegebenen Kontaktdaten informieren.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO bleibt davon allerdings unberührt.

Ende der Hinweise zur Datenverarbeitung

 

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Kontakt


Adresse: Marktstraße 7 · 33602 Bielefeld

Telefon: (0521) 966 57-0

Telefax: (0521) 966 57-66

E-Mail: info@ra-stracke.de

Die Kanzlei


Unsere Kanzlei kann auf eine lange Tradition zurückblicken. Sie wurde 1951 von Herrn Rechtsanwalt und Notar Kuno Wirsich gegründet. Der Kanzlei-Erfolg führte zu stetigem Wachstum.

Heute besteht die Kanzlei aus 13 Rechtsanwälten und 3 Notaren, die von mehr als 20 Fachangestellten unterstützt werden. Sie trägt jetzt den Namen »Dr. Stracke, Bubenzer & Partner«.

Seit 1999 befindet sich die Kanzlei »Dr. Stracke, Bubenzer & Partner« auf dem ehemaligen Dürkopp-Gelände in Bielefeld.

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